密技公開!G Suite 最不能錯過的四項小技巧,如何大大提升您的工作效率?

從G Suite使用者問卷調查中,我們發現使用者可能錯過了一些超便利的小功能,能夠讓您的工作過程更加輕鬆、減少不必要的煩惱!以下就讓宏庭科技帶您一一來看這些功能。

1. 回收信件功能

匆忙之中寄錯信件,記得開啟取消傳送(延遲遞送功能)。目前G Suite預設開啟這項功能,但使用者可以到信箱設定中選擇5、10、20、30秒的延遲時間,設定完成後,每次按下傳送信件按鈕後信箱畫面左下角會跳出取消傳送的訊息框,一旦點選「取消傳送」傳送作業就會終止。

2. 限時檔案分享

有些檔案是專門為了特定專案而建立,當專案結束後、或者是部分成員離開專案後,在檔案繼續存在的情況下,使用者已經不需要再分享權限給特定成員。面對這樣的情況你可以在 共用設定中 > 進階 > 設定有效存取時間,此處預設有7天與30天的選項,但是使用者也可以自選中止分享權限的日期,自動有效管理檔案。

3. 檢視協作狀況與版本還原

在Google Doc、Google Sheet、Google Slide中,經由右上角「共用」的按鈕可以檢視目前檔案的共享狀況,例如:幾個人有編輯權限、幾個人有檢視權限,但回到檔案所在的資料夾中,點擊檔案後右方會跳出「詳細資料」與「活動」兩個頁面,其中可以更完整的檔案變動過程。除此之外,在「活動」頁面中,使用者還可以點選之前的版本,再調整檔案的內容,除了自動備份之外兼具檔案版本還原的功能。

4. 自動通知檔案變更

G Suite中的產品包含Google Doc、Google Sheet、Google Slide可以將所有的變更內容都儲存在雲端硬碟中,通常我們會面臨到一種情況是需要通知其他使用者檔案已經做了更動,此時您可以在 工具 > 通知規則 中設定有任何變更時、或是有人提交表單時,可以立即通知檔案擁有者,或者是以每日摘要的方式,定期回報檔案變更狀況給擁有者。

除了上述提到的四項功能,G Suite還有更多你不能錯過的功能!

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