企業信箱比較,如何選擇與評估企業信箱?

電子郵件為各界商務往來主要的渠道之一,大部分企業都仰賴其作為與客戶、夥伴間互相溝通的工具,在過去使用免費信箱常有信件丟失、垃圾病毒郵件氾濫…等狀況,為防溝通過程中出現隔閡、瑕疵,建議企業在使用情境中首重的便是電子信箱的穩定及安全性,其次考慮成本以及維運能力,本篇文章將從這些角度引領您評估並選擇適合您的企業信箱。
 
 
自建信箱系統:
  喜歡使用自建信箱系統的企業認為,這種做法自我掌握度高、機密資料儲存在自家建置的主機內比較安全,但實際上來看,無論主機、信箱系統、MIS人事、頻寬線…等基本建置費用每年就需要數十萬到百萬元,也需要專人另外負責選購備援備份、稽核與其他特殊功能軟體,種種考量若品質與功能要達到知名品牌信箱程度,建置維運成本對中小企業無非是一個重大的壓力,而後者每個月甚至只需要幾百塊之費用。
 
確立使用雲端信箱除了管理成本低之外,導入快速、資安等級可比自建更高之外,還有完整的備援方案,確保高度可用性這些優點;在這個決策階段我們已經知道有Office 365 與 G suite 這兩間大系統可供使用,下面提供一些指標提供您如何進一步依照自身需求在其之間抉擇。
 
1. MS Office軟體應用:
如果您的公司會頻繁的使用 MS Office應用程序,並且需要其提供之高級功能,如:大量複雜的Excel計算統計、優美流暢的Power Point 簡報…等,當然肯定需要選擇Office 365。
 
2. 工作環境性質:
G suite在簡單的文件應用上表現得相當出色,它的系統相容性高,可以整理容納不同格式,並以簡單的方式提供不同作業系統使用者線上共同編輯的功能,便利的協同作業及存取是 G suite 的強勢特色。
 
3. 電子郵件管理:
過去 Office 365可以直接協助您,將來自各界發送的電子郵件歸檔,根據您的喜好與習慣編排、整理那些複雜無序的郵件,G suite 近年也根據使用者需求,開發許多電子郵件相關便利功能甚至更甚於前者。
 
4. IT資源影響:
提供IT資源將是一個很大的競爭優勢,在低成本的情形,部署、維運和支持G suite系統的費用明顯低出Office 365許多。
 
根據上述指標得到總結,Office 365在高階的配置與性能都表現得不錯,如果有強烈對於MS Office軟體高階功能之應用需求,那您可以考慮選用Office 365,但低維運成本下提供中小企業極佳的機會,以及多元系統的相容性和它出於合作目的出發的強大協同作業功能是G suite的優勢所在。
 
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