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【G Suite Tips】如何使用G Suite 輕鬆完成一場會議

G Suite 數位轉型,增加辦公室效率,

讓工作夥伴事半功倍!


善用G Suite讓您輕鬆搞定會議大小事!G Suite可以同時是辦公室管理系統、視訊會議系統、檔案資料管理系統、與郵件系統,過去要完成一場會議公司至少要購買上述四大類產品,現在您只需要一套G Suite。

完成一場會議大致上需要六個步驟:規劃議程內容、排定會議日期、確認參與者、發布會議資料、主辦會議、後續追蹤,G Suite中有這些產品能夠輔助您的每一步!

規劃議程內容

先透過 Google 工作表排定自己的工作內容,再透過 Gmail 或是 Chat 和預計約訪對象討論會議內容,確定內容之後使用 Calendar 排定不被打擾的準備時段,最後還可以用 Docs 邀請成員協作會議內容。

排定會議日期

Calendar 輕鬆整合會議時間地點相關資訊通知會議成員,也能系統化管理辦公室借用服務。若有不能到場的就開啟視訊會議, Calendar 中還可以附註會議會用到的檔案,一個介面完成所有事情!

確認參與者寄送邀請給與會成員後,從Calendar中可以確認會程成員出缺席狀況。
發布會議資料

運用 Drive 分類管理會議資料,其中 Docs、Sheets、Slides 的文件可以讓成員對資料進行註解與評論。

主辦會議

在進行實體會議的同時,也可以及時透過 Meet 舉辦視訊會議,在 Hangout 的畫面中也可以直接進行螢幕共享。會議過程中,可以直接標註成員分派工作,避免又臭又長的會議紀錄。

後續追蹤

透過 Calendar 可以直接寄送會議成果給所有成員,透過協作的在Docs、Sheets、Slides中追蹤後續進度。完成這一切之後還可以直接訂定下一次的會議時間!

還沒使用 G Suite 嗎,聯繫宏庭輕鬆完成一場會議吧!

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