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【G Suite Tips】Vol.3 五個運用 G Suite 進行腦力激盪的訣竅

G Suite 數位轉型,腦力激盪蹦出新契機,
讓創造力推進會議進行!


當企業經營遇到問題時,常見主管會召集專案相關的同事開會,一聲高呼:「那我們來進行腦力激盪(brainstorming)的會議吧!」想像中腦力激盪可以集合眾人之力,針對主題一次產生許多創意想法,可以從中選出最佳方案,但是在實際處理的過程中,這樣的會議可能成為無聊與挫折的代名詞,會議中喜歡發表意見的人高談闊論引導方向、其他人則保持沉默或是附和看法。

但是腦力激盪法仍有其重要性,其實最重要的因素就是需要控制與會成員性質、以及會議時間,另外波士頓顧問集團的兩位創新專家 Alan Iny 和 Julia Fetherston 從推力(nudge)理論指出藉由促使人們以不同方式思考情境下,五個有效改善腦力激盪的方法:

1. 找適合的人來開會,並且讓與會者了解自己的重要性

2. 提供誇張的點子討論空間

3. 針對誇張與實際的兩種想法分別票選

4. 提供與會者單獨思考的時間

5. 從會議結論導出下一步行動的承諾

透過 G Suite 您可以更有效的進行腦力激盪過程,我們在此提供以下五點訣竅:

1. 使用共享文件作為腦力激盪的討論空間

加速腦力激盪過程的方式就是開啟一份共享文件,線上文件取代白板、便利貼即時更新大家的想法,您也可以同時在一旁針對會議內容注記自己的想法。

2. 透過團體共用的郵件地址簡化溝通流程

在Gmail 中設定群組信箱,可以對同一群組的人寄送信件、發送會議邀請、共同會議檔案儲存空間,系統性整理成員需要的所有資訊。

3. 藉由 Hangout 降低與會的困難度

有時重要的會議成員沒辦法親臨現場,藉由 Hangouts Meet 的螢幕分享功能成員可以遠端參與會議。

4. 透過 Form 進行線上投票,連結到 Sheet 即刻呈現投票結果 

對於激進與實用的兩種意見,您可以透過 Form 進行記名或匿名投票,也能夠由 Sheet 的內建功能進行快速的敘述統計與視覺化呈現。 

5. 線上無紙化便利追蹤任務進度

利用 G Suite 進行腦力激盪,因為所有的激盪過程都被記錄於文件或是影片當中,您可以輕易地追蹤任務的執行現狀。

 

現在就開始嘗試用G Suite 進行腦力激盪吧!


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