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Gmail 使用小技巧(4) – 設定 Gmail 標籤

每天一進辦公室,打開電腦後的第一件事就是查看Gmail信件,結果發現一堆未分類的雜亂的信件,光是整理信件就讓上午的工作效率低落。今天,我們就來介紹 Gmail 內建的標籤功能,幫您自動化整理好信件,讓信件的優先順序一目了然,工作效率事半功倍。

 

Step1. 首先您需要根據您的分類習慣建立所需的標籤

在Gmail主畫面左下方點選“建立新標籤”(1),輸入標籤名稱(2),最後就可以放心的按下“建立”(3)。

 

Step2. 建立 「篩選器」 信件規則

前面建立好標籤後,現在我們要建立一個規則,讓信件可以被有效分類,並透過「篩選器」功能來實作。

1. 在 Gmail 上方的搜尋欄位點選右側「▾」
2. 根據想要被篩選的條件填入相對應的資訊
3. 輸入完畢後,按下 “建立篩選器”(2)

● 略過收件匣(將其封存):可讓信件不顯示於收件內,直接歸類到標籤裡。
● 套用標籤:將符合條件的信件套用上此標籤。
● 將篩選器同時套用到19個相符的會話群組:可以將過往的信件也一併進行整理。

 

Step3. 將標籤上顏色,增加識別度

位於Gmail主畫面左側標籤,點選 「」 ,選擇標籤顏色顏色。

如此一來,信件即可透過顏色分類的方式,快速的瀏覽。

另外,篩選器如果有多項條件時,該規則必須符合所有條件才會進行標籤,在設定的時候需多多注意!
如此一來,信件經有效的歸類後,工作及時程規劃是不是更有效率了呢!

 👉 Gmail 使用小技巧 (1) – 右側面版工具列
👉
Gmail 使用小技巧 (2) – 在 Gmail 中將電子郵件作為附件發送
👉
Gmail 使用小技巧 (3) – 機密模式
 

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