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企業信箱比較:推薦 Google Workspace 的五大理由

電子郵件為企業商業往來重要渠道之一,企業為節省額外管理與維護的成本支出,並加快營運效率,企業信箱的建置以及相關辦公軟體已有雲端化的趨勢,而非自行建置郵件系統。大部分企業在選擇辦公軟體時,常選擇兩大辦公軟體供應商 Google Workspace(原稱 G Suite) 或 Microsoft 365(原稱Office 365),本篇文章將為您比較兩者差異,並選擇適合您的企業信箱。

直觀、易上手的 Gmail 電子郵件介面:

如果您追求簡單易用性,那麼會建議您使用 Google 企業版 Gmail 而不是 Microsoft Outlook。與 Outlook 的預設介面相比,Gmail 提供簡化的介面和直觀使用的方式。無論是建立、回覆或管理電子郵件,Gmail 都提供了直觀介面以及易於使用的工具,可幫助使用者快速完成工作,尤其企業信箱提供與 Google 搜尋引擎一樣強大的搜尋功能,能幫助使用者準確且快速地查找信件!

在 Gmail 的介面上,您也可以直接發起一場會議或是進到聊天室,或隨時查看你的會議行程,無須切換 App;而使用 Microsoft 365 則需使用 Teams 的 App 開啟會議。另外,Google Workspace 也因應疫情的關係,迅速地推出幾項非常實用的功能,例如視訊會議中舉手發問按鈕、投票、錄影,甚至也可將背景虛化、噪音過濾……等等,助團隊提高視訊會議的效率與體驗。

高度整合 Google 應用程式與多元外掛程式,助您提高工作效率:

在 Gmail 信箱中的右側面版工具列有外掛程式可新增,例如預設的日曆、Google Keep、Task 都是用戶工作上方便的工具,讓您可直接一鍵開啟瀏覽今日工作事項與待辦事項。若信件中有待辦事項,也可直接將信件新增至右側面版 Tasks 中,方便後續追蹤,其他常見的專案管理工具,如 Slack、Asana、Trello 等,也能在外掛程式中找到。Outlook 在裝置端的版本需使用增益集,而網頁版則需要較多步驟才能找到增益集安裝。

高效率郵件管理,Gmail 顏色標籤快速自動分類:

Gmail 可透過內建標籤功能,設定篩選器自動為信件分類、標色,讓您一目了然信件分類,並且能為重要郵件加上星號或標記。若是 Microsoft 365 則需在 Outlook 中建立規則,讓郵件歸檔到資料夾中。

團隊協作必備利器,Google Workspace 即時協作功能更順暢:

依照企業需求,若有團隊協作需求或是常使用跨裝置處理文件如筆電、手機,只要有網路,隨時都可透過網頁瀏覽器登入使用 Google Docs。不論電腦作業系統是 Windows 或 Mac,或是在手機或平板上,隨時都可以直接在網頁上建立檔案、多人共同編輯,並開啟不同共用權限給對方,且軟體版本自動更新,永遠享有最新的版本。

對於已經習慣使用  Microsoft  Word 的用戶也無須擔心,Google Workspace 使用者可以在 Google Drive 中直接開啟 Word、Powerpoint,並編輯檔案、即時儲存。

使用 Microsoft 則需要定期更新電腦的應用程式至最新版本。若員工只需使用桌機或筆電,且需要使用到 Microsoft Word上的模板,例如商務信件、傳單模板, Microsoft 則擁有較多線上範本,可在建立新文件時從中選擇模板。

管理後台更容易,無 IT 背景也可輕鬆操作:

在 Google Workspace 管理控制台中,管理者可看見詳細的統計資訊,包含每項服務的使用情況、用戶的工作狀況分析、儲存空間用量,如果資料被編輯或下載,都可在後台清楚掌握。此外,也能針對敏感資料設定自動化規則,當有機密外洩風險發生時即時通知管理者。

根據上述指標得到總結,如果有強烈對於 Office 軟體高階功能之應用需求,那您可以考慮選用 Microsoft 365;而若您有跨裝置使用辦公軟體、郵件,以及團隊協作需求,則建議您選擇 Google Workspace ,提供您多元系統的相容性和強大協同作業功能。

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