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Google產品經理推薦!6個Gmail新玩法

Covid-19 大流行期間,人們大量採行遠端工作,對 e-mail 的依賴性也比以往更高。根據哈佛商學院組織行為學部的研究,在疫情之後,工作者每天發送的 e-mail 成長 5.2%,郵件的收件人增加 2.9%,下班後寄送的 e-mail 則增長 8.3%。而魔鬼藏在細節裡,Google Workspace 作為企業協作工具的龍頭,看準企業需求後深入開發出更多 Gmail 的超強功能,透過小小的設定與改變,大大節省使用者的時間心力,可以集中精力在最具產值的事務上。

1. 不用打開檔案,在 mail 中即可完成任務
以往要開文件權限給他人的時候,都必須點開整份文件,現在只要在 Gmail 信件中就可以完成囉!甚至可以回覆雲端檔案或表格中的註解,直接在單一介面完成工作,減少轉換的消耗,專心在主要的工作上。但要提醒大家,此功能目前只有開放美國地區,亞洲地區的使用者需要再耐心等等喔。

2. 利用 Gmail 離線版保持高效率
上飛機、高鐵或出差到網路不好的地方就會被擾亂工作節奏,離線版 Gmail 可以自動儲存新郵件,並在恢復連線的時候自動發送,對於講求高效率的商務人士完全是必備功能啊!

3. 將信件自動轉換為 Task
要將信件內容轉換為代辦事項的時候還要一筆一筆輸入?直接點選內建 icon 就能將信件內容無痛新增為代辦事項!

4. 善用 Gmail 模板,更多時間進行創新計畫
Gmail 可自訂多款信件模板,若是常用的內容都可設成模板,在幾秒內就能發送,英文語系甚至還有「智能回覆」和「智能撰寫」的服務唷!

5. Gmail 精準搜尋功能
想找某一類信件難道只能搜尋某個關鍵字?對運算符號很熟悉的使用者還可以搜尋到更精準的範圍喔!馬上試試吧。

6. 即時通訊靜音不擾人
在 Gmail 左側有即時通訊的欄位,有時大家會在裡面熱烈的討論工作與專案進程,想要專心眼前工作的您,可以透過「靜音」模式關閉訊息的通知,若想繼續接到通知,到設定重新開啟就可以囉!

在分秒必爭的工作節奏中,善用工具才能成為有效率的聰明工作人!這 6 大 Google Workspace 小秘訣快學起來,讓您準時完成工作,生產力更上一層樓。您的企業還沒使用 gmail企業版嗎?立即聯絡宏庭科技為您無痛導入,即刻享受高效工作成就。

資料來源:Google Cloud 官方網站

 

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